Die Reservierungs-Lösung

für Bibliotheken unter Berücksichtigung
des Hygiene­konzepts

Tagespläne & Kontingente
verwalten

Plätze einfach
online reservieren

Zugangskontrolle
über QR-Code

Stornierungs- und
Wartelisten­management

einladbar - Lesesaal

Gemeinsam mit dem Ibero-Amerikanischen Institut in Berlin wurde eine Lösung entwickelt, um den gehobenen Anforderungen durch Hygienekonzept-Verordnungen gerecht zu werden, und eine Freigabe des Lesesaals zu ermöglichen.

Durch den modularen Ansatz des Systems wird auch auf kurzfristige Änderungen schnell eine Antwort gefunden. Einladbar kümmert sich um alle Prozesse der Zugangssteuerung zu ihrem Lesesaal. Automatisierte Wartelistenbuchung, flexibel buchbare interne Kontingente, automatisierte Datenlöschung gemäß DSGVO und ein optional verfügbarer digitaler Authentifizierungs-Prozess sind nur einige der Produkt-Highlights.

Bei der Lösung "einladbar - Lesesaal" handelt es sich um eine vorgefertigte Zusammenstellung von aufeinander abgestimmten Komponenten.

Das Ergebnis: Die perfekte Reservierungsverwaltung für Lesesäle.

Gerne präsentieren wir Ihnen die Vorzüge von einladbar - Lesesaal.
Admin-Bereich: Raumverwaltung

Admin-Bereich: Raumverwaltung

Admin-Bereich: Kapazität erhöhen

Admin-Bereich: Kapazität erhöhen

Admin-Bereich: Zeitblöcke verwalten

Admin-Bereich: Zeitblöcke verwalten

Admin-Bereich: Kontingente festlegen

Admin-Bereich: Kontingente festlegen

Tagespläne & Kontingente

Verwaltung von beliebig vielen Leseräumen

In der Raumverwaltung des Systems können beliebig viele Räume angelegt werden. Die Platzanzahl jeder einzelnen Ressource wird hier festgelegt.

Beispiel: Leseraum 1: 20 Plätze, Leseraum 2: 10 Plätze, Medienraum 1: 10 Plätze

Flexible Freigabe der Ressourcen

Unabhängig von der raumspezifisch festgelegten Platzanzahl kann für jeden Buchungsblock eine von der Gesamtkapazität verschiedene Platzanzahl definiert werden.

Beispiel: Leseraum 1, 8:00 - 10:00 Uhr: 10 Plätze (Ressource 30 Plätze), 10:30 - 12:00 Uhr: 8 Plätze (Ressource 30 Plätze)

Übernahme von gesetzlichen Feiertagen

Abhängig vom hinterlegten Standort werden die gesetzlichen Feiertage bei der Generierung der Reservierungselemente optional berücksichtigt.

Beispiel: Allerheiligen, 1.11 (Baden-Württemberg, Bayern, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und Saarland)

Frei wählbares Wochenschema

Es können beliebige Wochenpläne hinterlegt werden, so dass auch wochenweise voneinader abweichende Schemata abgebildet werden können.

Beispiel: Montag, Mittwoch, Samstag oder Montag - Sonntag oder ...

Frei wählbare Zeitblöcke

Für jeden Tag können beliebige Zeitschemata hinterlegt werden. Die reservierbaren Einheiten werden auf Basis des hinterlegten Zeitplans generiert.

Beispiel: Montag (8:00-12:00 Uhr, 12:30-18:00 Uhr), Dienstag (8:15-11:00, 11:15-13:00, 13:30-15:00 Uhr, 15:15-17:00 Uhr)


Admin-Bereich: Reservierung

Admin-Bereich: Reservierung

Admin-Bereich: Gesperrte Plätze (privat)

Admin-Bereich: Gesperrte Plätze (privat)

Reservierung & Buchung

Reservierung über Website oder Telefon

Die Reservierung kann wahlweise über die Website oder Telefon erfolgen. Die Reservierung per Telefon muss von einem Mitarbeiter entgegengenommen werden und kann von diesem direkt in das System eingebucht werden.

Frei wählbare Datenfelder

Die erforderlichen Felder für den Reservierungsprozess können frei definiert werden. Einzig das Feld "E-Mail" ist immer ein Pflichtfeld.

Beispiel: Name (Pflichtfeld), Vorname (Pflichtfeld), Telefon (Pflichtfeld), Anschrift

Interne Reservierungen

Plätze die zeitweise für eigene Mitarbeiter bestimmt sind können wahlweise für beliebige Zeitblöcke als "privat" markiert werden. Diese können dann von außen nicht reserviert werden.

Optionale Validierung von hinterlegten Parametern

Falls der Zugang nur Besuchern mit Bibliotheksausweises gestattet ist, kann die Nummer des Bibliotheksausweises auf Validität geprüft werden.

Beispiel: Nummer des Bibliotheksausweises

Stornierungsoption für Besucher und Mitarbeiter

Reservierte Plätze können optional sowohl von Besuchern als auch von Mitarbeitern storniert werden. Die freigegebenen Plätze sind sofort wieder reservierbar.

Wartelistenreservierung und automatisierte Wartelistenbuchung

Ist ein bestimmter Zeitblock ausgebucht, können sich Besucher für den Zeitblock vormerken lassen. Wird eine Reservierung storniert, so erhält die erste Vormerkung eine Reservierung die innerhalb eines bestimmten Zeitfensters bestätigt werden muss. Geschieht dies nicht, so geht die Reservierung an die zweite Vormerkung.


E-Mail mit QR-Code

E-Mail mit QR-Code

Zugangskontrolle

Optionale, automatisierte Zugangskontrolle

Optional kann die Zugangskontrolle über QR-Code gesteuert werden. Es kann hierfür ein beliebiges Endgerät mit Kamera genutzt werden. Nach Aufruf der Administrationsoberfläche können die in den Bestätigungsmail enthaltenen QR-Codes entweder direkt vom Smartphone oder der ausgedruckten E-Mail eingelesen werden.

Beispiel: QR-Code-Scan über Smartphone, Tablet, Notebook oder Desktop-PC

Detaillierte, zeitgenaue Anwesenheitsliste / Hygienebericht

Über die Administrationsoberfläche kann für jeden Zeitblock eine Anwesenheitsliste abgefragt werden. Diese entspricht bei entsprechender Konfiguration der erforderlichen Datenfelder den Anforderungen der Gesundheitsämter.

Automatisierter Freigabe von Plätzen bei Nichtanwesenheit

Um Plätze bei Nichtanwesenheit des Reservierenden nicht ungenutzt zu lassen, kann eine optionale Freigabe aktiviert werden. Plätze werden bei Überschreiten eines zu konfigurierenden Zeitfensters automatisiert wieder freigegeben.

Automatisierte Löschung aller Besucherdaten

Sämtliche persönlichen Daten eines Besuchers werden nach Ablauf eines einstellbaren Zeitfensters gemäß DSGVO aus dem System gelöscht.

Preise

Frei

0 €

monatlich

inkl. 50 Reservierungen

max. 50 Reservierungen

Tarif A

25 €

monatlich

inkl. 500 Reservierungen

Jede weitere Reservierung

10 Cent

Tarif B

50 €

monatlich

inkl. 1000 Reservierungen

Jede weitere Reservierung

9 Cent

Tarif C

-

monatlich

mehr als 1000 Reservierungen

Nach Vereinbarung

Kunden

Das Ibero-Amerikanische Institut (IAI) ist eine interdisziplinär orientierte Einrichtung des wissenschaftlichen und kulturellen Austausches mit Lateinamerika, der Karibik, Spanien und Portugal.